Clôture sans stress
- Fonction : le compte 408 enregistre les charges rattachées à l’exercice lorsque la facture fournisseur n’est pas reçue, garantissant le respect du rattachement des charges.
- Pratique : distinguer FNP et provision, utiliser sous-comptes 408x, ventiler HT/TVA/TTC et extourner à réception pour solder le 408.
- Traçabilité : conserver justificatifs, suivre une liste centrale, définir seuils et périodicité, et documenter l’extourne pour faciliter les audits.
Une facture attendue n’arrive jamais. La table de clôture peut devenir un champ de mines si vous ne traitez pas correctement les factures non parvenues (FNP). Le compte 408 est un passif destiné à enregistrer ces charges rattachées à l’exercice mais pour lesquelles la facture fournisseur n’a pas encore été réceptionnée. Cet article explique le cadre d’utilisation, les différences avec une provision, les sous-comptes utiles, les écritures types (avec ventilation HT/TVA/TTC), la procédure d’extourne et les contrôles à mettre en place pour une clôture conforme et traçable.
Qu’est-ce que le compte 408 et quand l’utiliser ?
Le compte 408 (factures non parvenues) sert à constater les charges ou les avoirs qui se rapportent à l’exercice clos alors que le document fournisseur n’est pas encore parvenu. Il s’agit d’un passif d’inventaire : on rattache la charge à l’exercice pour respecter le principe comptable du rattachement des charges et produits. Il ne faut pas confondre FNP et provision : la provision couvre une charge probable mais incertaine quant à son montant ou sa survenance ; la FNP concerne une charge certaine (prestation réalisée, bien livré) mais sans facture reçue.
Sous-comptes et comptes connexes utiles
- 4081 : Factures non parvenues – fournisseurs courants.
- 4084 : FNP particulières (acomptes à rattacher, cas spécifiques).
- 401 : Fournisseurs (à utiliser à la réception de la facture pour solder la FNP).
- 4456x : Comptes de TVA déductible (44562 pour immobilisations, 44566 pour autres biens et services).
- 2xxx : Immobilisations, 6xxx : charges d’exploitation, 7xxx : produits.
Sept écritures types à passer en clôture (avec exemples chiffrés)
| Cas | Écriture d’inventaire | Extourne lors de réception facture |
|---|---|---|
| 1. Prestation de service non parvenue | Débit 6xxx 1 000 (HT) ; Débit 44566 200 (TVA 20%) ; Crédit 4081 1 200 (TTC) | Débit 4081 1 200 ; Crédit 401 1 200 à la réception |
| 2. Achat de marchandises non parvenu | Débit 607 500 (HT) ; Débit 44566 100 (TVA 20%) ; Crédit 4081 600 | Débit 4081 600 ; Crédit 401 600 |
| 3. Immobilisation reçue non facturée | Débit 2xxx 10 000 (HT) ; Débit 44562 2 000 (TVA immobilisations) ; Crédit 4081 12 000 | Débit 4081 12 000 ; Crédit 401 12 000 puis ajustement TVA si nécessaire |
| 4. Loyer / charges locatives non parvenus | Débit 613 2 000 (HT) ; Débit 44566 400 (TVA) ; Crédit 4081 2 400 | Débit 4081 2 400 ; Crédit 401 2 400 |
| 5. Facture d’énergie non parvenue (souvent sans TVA) | Débit 606 1 000 ; Crédit 4081 1 000 | Débit 4081 1 000 ; Crédit 401 1 000 |
| 6. Charges sociales ou taxes attendues | Débit 64xx 5 000 ; Crédit 4081 5 000 | Débit 4081 5 000 ; Crédit 401/431 selon le document reçu |
| 7. Avoir fournisseur non parvenu (crédit attendu) | Débit 4081 300 ; Crédit 7xxx 300 | Extourne inverse et enregistrement de l’avoir à réception |
Ces écritures montrent la logique générale : débit sur le compte de charge (ou d’immobilisation) et, si TVA applicable, débit du compte de TVA déductible, crédit du compte 408 TTÀ la réception de la facture, on extourne le 408 et on enregistre le fournisseur (401). Si la TVA ne peut être justifiée sans facture, ne pas comptabiliser la TVA sans avis du service fiscal.
Procédure d’extourne et traçabilité
Au début de l’exercice suivant, chaque écriture 408 doit être extournée. L’extourne consiste à annuler l’écriture d’inventaire (Débit 408 / Crédit 401 ou autre compte approprié) au moment où la facture est enregistrée. Pour chaque mouvement FNP, conservez :
- une justification interne (note explicative, bon de livraison, bon de commande, courriel fournisseur) ;
- le nom du demandeur ou du responsable opérationnel ;
- la base HT, le taux et le montant de TVA estimé (si applicable) ;
- la date prévue de réception et le numéro de suivi dans votre table centrale des FNP.
Contrôles et recommandations pratiques
Mettez en place une politique écrite précisant seuils de matérialité, périodicité du pointage (mensuel ou trimestriel), et responsabilités entre achats, comptabilité et réception. Exemples de contrôles :
- rapprochement entre bons de commande, rapports de réception et FNP comptabilisées ;
- liste centrale des FNP avec statut, référence justificative et date d’extourne prévue ;
- revue analytique pour détecter doublons ou montants surestimés ;
- évaluation prudente de la TVA : n’enregistrez la TVA que si vous avez un moyen raisonnable de prouver qu’elle sera facturée, et conformez-vous aux règles fiscales locales.
Modèle de tableau de suivi (colonnes recommandées)
Date | Réf interne | Fournisseur | Description | Montant HT | TVA | Montant TTC | Compte débit | Compte crédit (408x) | Justificatif | Responsable | Date extourne | Statut
Le compte 408 est un outil essentiel pour respecter le rattachement des charges et produire des comptes fidèles. Une bonne pratique combine règles claires, documentation systématique et contrôles périodiques. Adoptez une procédure écrite, paramétrez votre ERP pour utiliser des sous-comptes 408 dédiés et assurez la traçabilité pour faciliter audits et clôtures futures. En cas de doute sur la comptabilisation de la TVA ou sur un cas particulier (immobilisation, subvention, reprise d’avoirs), consultez votre expert-comptable ou le service fiscal.
